通知公告

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2013-04

关于启用“新版北京大学实验室与设备管理信息系统”的正式通知(第三轮)

全校各单位:

新版“北京大学实验室与设备管理信息系统”将于4月19日(本周五)8:00正式启用。同原有系统相比,新系统进行了多项优化:1)网上建帐,不用再领取纸卡片和手工填报;2)仪器负责人网上确认,代替原有的在纸卡片上签字;3)自助打印报销凭证替代原有的到设备部盖章;4)与我部进口设备采购系统互通,大部分进口设备信息将不用录入。现将系统上线后有关事项通知如下:

一、系统登录方式

1. 网址:http://lab-equip.pku.edu.cn(或北大主页——管理服务——实验室与设备管理部主页——飘窗“北京大学实验室与设备管理信息系统”)

2. 登录方式:校内门户的用户名和密码登录,校本部的学生和教职工(含劳动合同制教职工)均可录入设备信息。

二、新系统中新购设备建账流程为(耗材、配件维持原有流程不变):

培训地点及时间:

第一步——方式一:填卡人在系统中填写所购设备的具体信息

方式二:沿用原有填卡模式,即从本系统中或设备部网站上下载空白表格(相当于过去的纸质卡片),填写完整后交予本单位设备管理员,由管理员代为录入系统中。

第二步——仪器负责人实名登录系统进行确认(相当于过去在纸质卡片上签字。如填卡人与仪器负责人为同一人,则此步骤跳过)

第三步——各单位设备管理员网上审核

第四步——校级网上审核

第五步——填卡人或仪器负责人在系统中打印出“报销凭证”

第六步——携发票(无需加盖原来的“设备审核章”)、“报销凭证”和其他有关材料到财务部门办理报账手续

三、注意事项

1、单价800元以上的设备需要建账建卡。

2、只有事业编制和劳动合同制教职工(与学校人事部签订了相关合同的)可作为仪器负责人。

3、所填写的各项基本信息,如设备名称、单价、发票号、供货商名称(即发票盖章单位的名称)等必须和原始发票一致,如有误将无法报销。

4、一台设备对应多张发票时,应将所有发票号都列入,连号发票可用00000001-00000005形式填写。如多张发票的开票日期不一致,填写任意一张发票的日期即可。

5、一张发票上有多台需要建账的设备时,请务必确认所有设备均已建账,并出现在打印出的“报销凭证”上,否则将会影响您的财务报销。

6、“报销凭证”是与发票进行核对的关键材料,请在报账时携带。A4纸打印一份,黑白即可。填卡人和仪器负责人均可打印“报销凭证”。

7、建账过程中的“通知邮件”将发送至仪器负责人的北大邮箱(xxxxx@pku.edu.cn),建议仪器负责人及时查看以便于了解设备建账进程。

8、原有设备采购程序、设备变动(报废,增值,调拨,更换负责人等)手续、耗材配件报销程序没有变化。

9、4月10日前已按原有方式建账但未办理报账手续的,请尽快于2013年5月31日前办理财务报销手续。

如有问题请及时联系62767130,62758406,62751419。

实验室与设备管理部

2013-4-17

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